Zeichnung eines Scheinwerfers

3 Scheinwerfer

Im Folgenden möchte ich Ihnen eine meiner häufig angewandten Methoden vorstellen: die Methode der symbolischen 3 Scheinwerfer. Mit dieser Methode stehen die entscheidenden Erfolgsfaktoren eines jeden Projekts – nämlich Ziel, Weg und Mensch – permanent im Lichte der Aufmerksamkeit.

Ziel, Weg und Mensch

Neben einer professionellen Inszenierung brauchen komplexe Vorhaben eine kontinuierliche Überwachung während der Projektlaufzeit. Damit die kritischen Erfolgsfaktoren in der Hektik des Alltags nicht aus den Augen verloren werden, richte ich die 3 Scheinwerfer in allen Phasen des Projektes immer wieder auf diese Themen:

  • die Klarheit und Messbarkeit des Ziels,
  • den Weg zu diesem Ziel mit seinen Schritten und Meilensteinen,
  • die beteiligten und betroffenen Menschen.

1. Scheinwerfer = Das Ziel

Scheinwerfer Im Fokus des 1. Scheinwerfers steht das Ziel, das jederzeit sichtbar sein muss, als Messkriterium für den Erfolg der Reise. Gleich einem Wegweiser, an dem sich jeder auch in schwierigem Gelände orientieren kann, gibt es allen Aktivitäten eine gemeinsame Richtung.

    Der 1. Scheinwerfer beleuchtet Fragestellungen wie:
  • Sind die Ziele in Ihrem Projekt klar und messbar definiert, oder gleichen sie eher interpretierbaren Absichtserklärungen wie beispielsweise "Einführung von SAP" oder "Erhöhung der Kundenzufriedenheit"?
  • Wissen alle Teammitglieder, welche konkreten Ergebnisse sie mit welchem Aufwand bis wann abzuliefern haben?
  • Ist das magische Dreieck (Ergebnis, Kosten, Termine) eindeutig vereinbart? Ist der Projektauftrag auch realistisch?
  • Gibt es ein konsequentes Änderungsmanagement, das den Projektauftrag aktualisiert, wenn sich Ziele oder Rahmenbedingungen im Projektverlauf verändern?

2. Scheinwerfer = Der Weg

Scheinwerfer Der 2. Scheinwerfer beleuchtet den Weg zum Ziel. In seinem Fokus liegen die einzelnen Schritte auf dem Weg zum Ziel und die Organisation der Arbeitsaufteilung während der Reise. Bei Abweichungen sucht dieser Scheinwerfer nach Alternativen und führt auf den rechten Weg zurück.

    Dieser 2. Scheinwerfer lenkt die Aufmerksamkeit auf Themen wie:
  • Sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung aller Beteiligten innerhalb der Projektorganisation definiert?
  • Wie werden Risiken identifiziert, bewertet und bei der Planung berücksichtigt? Werden Gegenmaßnahmen aktiv verfolgt?
  • Nach welchen Kriterien wird regelmäßig der Projektfortschritt gemessen? Wie effektiv sind Ihre Statusmeetings? Werden Trends erkannt? Wie wirksam ist generell Ihr Frühwarnsystem?
  • Gibt es einen offiziellen Projektabschluss mit dokumentierten "lessons learned"?

3. Scheinwerfer = Der Mensch

Scheinwerfer Im Lichte des 3. Scheinwerfers stehen die Menschen – Beteiligte wie Betroffene. Ihre Interessen, ihre Qualifikation, ihre Wünsche und Ängste. Und die Qualität ihrer Zusammenarbeit. Denn entscheidend ist ihr Engagement und die Akzeptanz der Ergebnisse.

    Im Fokus stehen Fragen wie:
  • Kennt der Projektleiter (er oder sie) die unterschiedlichen Entwicklungsphasen eines Teams? Und passt er seinen Führungsstil den Bedürfnissen an?
  • Wie ist die Atmosphäre im Team? Inwieweit fühlt sich jeder für das Gesamtprojekt verantwortlich?
  • Werden die Interessen der Stakeholder angemessen berücksichtigt? Wird speziell der Kunde wertschätzend betreut?
  • Wie geht man mit Konflikten um? Gibt es eine offene Feedback-Kultur? Eine Fehlerkultur?

Tele und Weitwinkel

Durch Verändern der »Brennweite« der Scheinwerfer gelingt es außerdem, Zusammenhänge zwischen Einzelperson, Projektteam und Gesamt-organisation sichtbar zu machen. Wie harmonieren beispielsweise die Unternehmensziele mit den Projektzielen oder den Zielen einzelner Personen?

Wo gibt es Diskrepanzen zwischen der persönlichen Haltung Einzelner, dem Teamgeist im Projekt und der Kultur im Gesamtunternehmen?

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